9 vragen over de werkkostenregeling

De Werkkostenregeling is een fiscale regeling die het mogelijk maakt om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven. Deze regeling is ingevoerd op 1 januari 2011. Sinds 2015 is deze regeling verplicht voor alle werkgevers. We leggen graag uit wat de werkkostenregeling inhoudt, welke mogelijkheden het biedt en waar op gelet moet worden.

Wat is de Werkkostenregeling?

Via de werkkostenregeling (WKR) kan je als werkgever onbelaste vergoedingen aan jouw werknemers geven. Je mag ook zaken vergoeden waar een werknemer privé voordeel van kan hebben. Denk aan gereedschap, tablets, sportabonnementen of kerstpakketten.

Hoe werkt de werkkostenregeling?

Er zijn in de werkkostenregeling dus 5 soorten vergoedingen en verstrekkingen. De vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen ingedeeld worden in vijf groepen:

• Gerichte vrijstellingen
• Nihil waarderingen
• Intermediaire kosten
• Overige posten buiten de vrije ruimte
• Vrije ruimte

Hieronder leggen wij uit wat deze termen inhouden. 

Wat valt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling?

Via de werkkostenregeling kunnen werkgevers een bepaald percentage van de fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers geven. Dit noemen we de “vrije ruimte”.

Binnen de vrije ruimte vallen vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever geeft aan het personeel en niet direct te maken hebben met de werkzaamheden. Je kunt dan denken aan:

• Bedrijfsuitjes
• Personeelsfeesten
• Fietsenplan
• Bedrijfsfitness
• Tablets of telefoons
• Gereedschap als gift

Meeste recente informatie over de vrije ruimte van de werkkostenregeling

Vergoedingen en/of verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen zijn onder andere:

• Kerstpakketten en andere kleine geschenken (niet de fruitmand bij ziekte)
• Parkeer- veer- en tolgelden bij een eigen auto (met uitzondering van auto van de zaak)
• Bedrijfsfitness (niet op de werkplek)
• Contributie van personeelsverenigingen of vakvereniging
• Fiets(plan), elektrische fiets, scooter, et cetera
• Personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera
• Reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer boven € 0,19 per kilometer (indien deze niet belast worden bij de werknemer)
• Rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (niet zijnde hypothecaire leningen voor de eigen woning)
• Werkruimte bij de werknemer thuis
• De kosten voor de werknemer bij een niet zakelijk etentje

Wat valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) kent een aantal gerichte vrijstellingen. Deze gerichte vrijstellingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Ook kunnen ze onbelast verstrekt worden. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

• OV-abonnementen
• Reiskosten tot € 0,19 per kilometer
• Kosten van verhuizing voor werk
• Kosten van maaltijden bij overwerk

Wat valt onder de noodzakelijkheidscriterium en nihilwaarderingen van de werkkostenregeling?

Producten die werknemers nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden, mag je als werkgever ook onbelast ter beschikking stellen aan de werknemer. Ook al gebruiken werknemers deze producten soms ook privé, Bijvoorbeeld:

• Telefoon
• Tablet of computer
• Gereedschappen

Wanneer voorzieningen op de werkplek aanwezig zijn of gerelateerd zijn aan het werk, mogen werknemers hier ook gebruik van maken. Deze gaan ook niet ten kosten van de vrije ruimte. Hierbij kun je dan denken aan:

• Werkkleding
• Fitnessruimte op het werk
• Vaste telefoon of computer

Hieronder tref je de meest recente informatie over de gerichte vrijstellingen aan, inclusief voorbeelden.

Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering WKR?

De WKR moet de werkgever verantwoorden in de aangifte van de loonheffingen. Dat houdt in dat de salarisadministratie verantwoordelijk is voor die aangifte. Dus de werkgever is ook verantwoordelijk voor de Werkkostenregeling.

Verder is het per definitie niet zo dat alle vergoedingen en verstrekkingen via de loonstrook verwerkt worden. Denk bijvoorbeeld aan de kosten die de werknemer apart declareert. De financiële administratie verwerkt deze declaraties. En wat dacht je van de kosten voor personeelsfeesten?

Een overzicht van de werkkostenregeling is beschikbaar in de salarisadministratie. Dit overzicht kan laten zien hoeveel vrije ruimte er is of welk bedrag al is gebruikt. Om deze informatie volledig en up-to-date te houden, is het verstandig om de gebruikte vrije ruimte (vanuit de financiële administratie) periodiek door te geven aan de salarisadministratie.

Hoe zorg je voor een correcte verwerking van de werkkostenregeling?

Voor een goede verwerking van alle vergoedingen en verstrekkingen moet je de volgende stappen doorlopen:

Wanneer je een hoger bedrag hebt aangewezen als een vergoeding uit de vrije ruimte, dan moet je over het meerdere 80% belasting betalen. Dit wordt verwerkt in de eindheffing van de loonaangifte van januari. Dus de belasting verwerkt dit niet bij de werknemers. In plaats daar van wordt het bedrag van de eindheffing opgeteld bij het te betalen bedrag van jouw aangifte loonheffingen.

Welke acties moet je ondernemen?

• Als je een vaste kostenvergoeding aan uw werknemers geeft, dan dien je te beoordelen of dit een vergoeding uit de vrije ruimte is, of uit een van de andere groepen.
• De vaste kostenvergoeding mag geen mix zijn van vergoedingen uit de vrije ruimte en de andere groepen. Als dat wel het geval is, horen we graag waaruit de vaste kostenvergoeding bestaat. Het gevolg is dat de vaste kostenvergoeding dan wordt gesplitst .
• Bij het gebruik van de Werkkostenregeling dien je op het genietingsmoment te bepalen of je dit gaat onderbrengen in de vrije ruimte of gaat belasten als loon. Dus je kan de vergoeding niet op het einde van het kalenderjaar alsnog onderbrengen in de vrije ruimte.
• Daarnaast is vooraf aanwijzen is noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van vrijstellingen of nihil waarderingen.

De vrijstelling geldt alleen als je de vergoeding of verstrekking vooraf hebt aangewezen. Dat betekent: zonder aanwijzing geldt geen vrijstelling. Voor aanwijzen geldt een vrije bewijsleer.

Daarnaast mag je vaste kostenvergoedingen geven voor voorzieningen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Dat is zolang je maar expliciet vastlegt aan welke eisen deze voorzieningen moeten voldoen. Ook moet je altijd vooraf onderzoek doen naar de werkelijke kosten.

Let op! Overschrijding van bovenstaande posten vallen in de vrije ruimte of worden bij de werknemer als belastbaar loon gezien.

Vaste kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen worden alleen verstrekt indien vooraf een (steekproefsgewijs) onderzoek naar de hoogte van de kosten is gehouden.

Hoe bepaalt de Belastingdienst of ik een eindheffing moet betalen?

De salarisadministratie heeft de bedragen nodig die zijn betaald aan vergoedingen of verstrekkingen uit de vrij ruimte. Zo wordt er bepaald of er een eindheffing betaald moet worden.

Als je zeker weet dat er geen eindheffing verschuldigd is, hoeft je niets door te geven. Blijkt achteraf dat toch sprake is van een overschrijding van de vrije ruimte? Dan kan de Belastingdienst besluiten om een boete op te leggen.

Als er wél eindheffing betaald moet worden of als je twijfelt, dan ontvangen we graag een overzicht. Dit overzicht bestaat uit de bedragen die zijn betaald aan vergoedingen uit de vrije ruimte. Het kan opgevraagd worden bij de boekhouder of accountant en komt uit de financiële administratie. Het kan eenmaal per jaar aan het einde van het jaar, maar u kunt het ook maandelijks doorgeven.

Disclaimer: Buro P&O heeft de informatie met zorgvuldigheid samengesteld. Aan deze informatie kunnen geen rechten worden ontleend. Wanneer u vragen heeft, kunt u contact opnemen met Buro P&O: info@buro-po.nl of 010-3033298.